Automatizujte práci, kterou dnes někdo opakuje ručně
Úkoly, které se dělají pořád stejně, může dělat počítač - a bez překlepů.
V každé firmě je hrst úkonů, které se opakují pořád stejně: stáhnout, přepsat, zkontrolovat, poslat. Zaberou hodinu denně, nikdo je nemá rád a každý průchod je další šance na překlep. Přesně tyhle věci umí počítač dělat spolehlivěji než člověk.
Většina firem přijde s jednou z těchhle vět.
Málokdo za mnou přijde s tím, že potřebuje tuhle kategorii řešení. Přijdou s tím, co je konkrétně brzdí.
Někdo každé ráno stahuje soubor, upravuje ho a posílá dál.
Report, který by měl trvat pět minut, zabere půl dne.
Data se přepisují mezi dvěma systémy ručně, protože to prý jinak nejde.
Na termíny a výjimky se hlídá v hlavě nebo v poznámkách.
Čtyři nejčastější případy, ne nabídkový list.
Když potřebujete něco, co tu nestojí, řešení se staví podle vašeho procesu, ne podle katalogu.
Objednávky, ceny nebo stavy skladu putují mezi systémy samy, v pravidelném intervalu nebo hned při změně.
Pravidelný přehled v e-mailu nebo v tabulce, sestavený z aktuálních dat - bez toho, aby ho někdo ručně skládal.
Zpracování souborů od dodavatelů nebo pro účetní, včetně kontrol, které dnes dělá člověk okem.
Blížící se termín, chybějící doklad, položka pod minimem - systém dá vědět dřív, než se to stane problémem.
Ne výčet funkcí, ale co se změní.
- Hodiny týdně, které se vrátí lidem na práci, kterou počítač neudělá.
- Konec chyb z přepisování - a konec jejich zpětného dohledávání.
- Úkon proběhne i ve chvíli, kdy je člověk, který ho dělal, nemocný nebo na dovolené.
Většina automatizací nemá žádnou obrazovku - běží na pozadí a poznáte je jen podle toho, že práci nikdo nedělá ručně. Tahle je vidět proto, že si výsledky ukládá do přehledu; typický úkol ale skončí v e-mailu, v tabulce nebo rovnou v systému, který už používáte.
Celá ukázka: Price ComparisonŘešíte něco podobného?
Popište mi, jak to ve firmě chodí dnes. Nejdřív společně zjistíme, jestli se to vůbec vyplatí řešit - a jestli ano, tak čím nejjednodušším. Někdy stačí propojit, co už máte.